Office Manager till Ports Group

Har du ett intresse för personliga möten och gillar en koordinerande roll? Vill du ha en nyckelfunktion för trivseln på kontoret? Då kan rollen som Office Manager / Receptionist vara rollen för dig!  

Om företaget
Ports Group levererar ett heltäckande skydd av varumärken och är experter på varumärkessäkerhet. De erbjuder skräddarsydda paketlösningar för skydd av sina kunders företagsportföljer och sitter centralt på Kungsgatan i Göteborg 

Om rollen som Office Manager
Som Office Manager är du besökarnas första kontaktyta vid besök på Ports Groups huvudkontor i Göteborg. Ditt huvudfokus kommer vara att från receptionen stötta kontoret med intern service där du är en nyckel till trivsel på kontoret och har många interna kontaktytor.

I rollen har du det övergripande ansvaret för receptionen och att ta emot besökare men du kommer också ansvara för att det är ordning och reda på kontorets allmänna ytor och i konferens-och mötes-rum samt ansvara för att plocka fram den dagliga frukosten.

Vidare är du också ett administrativt stöd till olika delar av organisationen och kommer äga och fördela inkommande mail till ”infomailen” till rätt personer internt. Du kommer även äga allmänna inköp så som frukost, förbrukningsmaterial, kontorsmaterial till organisationen samt hantera inkommande och utgående post. Det kan också röra sig om deltagande i olika projektgrupper, ansvara för utbildningsinsatser, leda utrymningsövningar med mera – en bred roll med andra ord!

Bland annat kommer dina arbetsuppgifter vara:
 

• Ta emot besökare och hantera inkommande mail, telefon och post.
• Administrativt stöd till organisationen.
• Hålla ordning och reda på allmänna ytor och i mötesrum.
• Ansvara för projekt, aktiviteter, utbildningar.
• Hantera kontakt med servicefirmor så som städ, fönsterputs osv.
• Inköp av förbrukningsmaterial.

Om dig
För att trivas i rollen är du sannolikt serviceinriktad och kommunikativ med en positiv framtoning samt med en förmåga att arbeta individuellt. Du trivs med att ta egna initiativ, har en anpassningsbar förmåga samtidigt som du kan strukturera, prioritera och planera ditt eget och delvis andras arbete.

För att passa i rollen har du sannolikt tidigare erfarenheter av liknande arbetsuppgifter och roller där du vet att du trivs i den typen av roll med många kontaktytor på en dag med service som en naturlig del av din vardag. Du har god koll på att arbeta med dator och telefon som redskap och har lätt för att ta till dig nya system.

Viktigt för rollen är:

• Erfarenhet av liknande roll som Office Manager / Receptionist / Assistent.
• Goda kunskaper i svenska och engelska
• God systemvana Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint)

Praktiska detaljer
Start: Augusti – Efter överenskommelse.
Omfattning: Tillsvidare
Plats: Göteborg
Lön: Fast lön enligt överenskommelse.

Låter rollen intressant? Då det är ett omgående behov kommer urval att ske löpande och rollen kan komma till att bli tillsatt innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med din ansökan. Vi på Needo ser fram emot att höra från dig!